Vertrag zur Auftragsverarbeitung

Präambel

Diese Vereinbarung konkretisiert die Verpflichtungen der Vertragsparteien zum Datenschutz, die sich aus unseren AGB und einem Angebot / Rahmenvertrag (Hauptvertrag) ergeben. Sie findet Anwendung auf alle Tätigkeiten, die mit Hauptvertrag in Zusammenhang stehen und bei denen Beschäftigte des Auftragnehmers oder durch den Auftragnehmer Beauftragte personenbezogene Daten („Daten“) des Auftraggebers verarbeiten

§ 1 Gegenstand, Dauer und Spezifizierung der Auftragsverarbeitung

Aus dem Angebot ergeben sich Gegenstand und Dauer des Auftrags sowie Art und Zweck der Verarbeitung. Im Einzelnen sind insbesondere die folgenden Daten Bestandteil der Datenverarbeitung:

1. Art der Daten

Multi-Schaltung

Vor- und Nachname
Adresse
Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Geburtsdatum / -ort
Staatsangehörigkeit
Familienstand
berufliche Stationen
Ausbildung
Kenntnisse und Qualifikationen
Ggf. weitere personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung relevant sind

Karriereinhalte

Vor- und Nachname
Alter
Berufliche Stationen
Ausbildung
Kenntnisse und Qualifikationen
ggf. weitere personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Erstellung einer Karriereseite relevant sind

Active Sourcing

Verlinkung auf LinkedIn-Profil
Verlinkung auf XING-Profil
Ggf. Weiterleitung von Lebensläufen (u. a. Vor- und Nachname, Adresse, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Geburtsdatum / – ort, Staatsangehörigkeit, Familienstand, berufliche Stationen, Ausbildung, Kenntnisse und Qualifikationen, ggf. weitere personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit einer Bewerbung relevant sind)

2. Art und Zweck der Datenverarbeitung

Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen, also zur Anbahnung von Arbeitsverträgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)

3. Kategorie betroffener Personen

Bewerber*innen

§ 2 Anwendungsbereich und Verantwortlichkeit

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Diese umfasst Tätigkeiten, die im Angebot konkretisiert sind.

(2) Die Weisungen werden anfänglich festgelegt und können vom Auftraggeber danach in schriftlicher Form oder in einem elektronischen Format (Textform) an die vom Auftragnehmer bezeichnete Stelle durch einzelne Weisungen geändert, ergänzt oder ersetzt werden (Einzelweisung). Weisungen, die im Angebot nicht vorgesehen sind, werden als Antrag auf Leistungsänderung behandelt. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich oder in Textform zu bestätigen.

§ 3 Pflichten des Auftragnehmers

(1) Der Auftragnehmer darf Daten von betroffenen Personen nur im Rahmen des Auftrages und der Weisungen des Auftraggebers verarbeiten außer es liegt ein Ausnahmefall im Sinne des Artikel 28 Abs. 3 a) DSGVO vor.

Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, wenn er der Auffassung ist, dass eine Weisung gegen anwendbare Gesetze verstößt. Der Auftragnehmer darf die Umsetzung der Weisung solange aussetzen, bis sie vom Auftraggeber bestätigt oder abgeändert wurde.

(2) Der Auftragnehmer wird in seinem Verantwortungsbereich die innerbetriebliche Organisation so gestalten, dass sie den besonderen Anforderungen des Datenschutzes gerecht wird. Er wird technische und organisatorische Maßnahmen zum angemessenen Schutz der Daten des Auftraggebers treffen, die den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (Art. 32 DSGVO) genügen. Der Auftragnehmer hat technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen, die die Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Belastbarkeit der Systeme und Dienste im Zusammenhang mit der Verarbeitung auf Dauer sicherstellen. Dem Auftraggeber sind diese technischen und organisatorischen Maßnahmen bekannt und er trägt die Verantwortung dafür, dass diese für die Risiken der zu verarbeitenden Daten ein angemessenes Schutzniveau bieten.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt – soweit vereinbart – den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei der Erfüllung der Anfragen und Ansprüche betroffenen Personen gem. Kapitel III der DSGVO sowie bei der Einhaltung der in Art. 33 bis 36 DSGVO genannten Pflichten.

(4) Der Auftragnehmer gewährleistet, dass es den mit der Verarbeitung der Daten des Auftraggebers befassten Mitarbeiter und andere für den Auftragnehmer tätigen Personen untersagt ist, die Daten außerhalb der Weisung zu verarbeiten. Ferner gewährleistet der Auftragnehmer, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen. Die Vertraulichkeits-/ Verschwiegenheitspflicht besteht auch nach Beendigung des Auftrages fort.

(5) Der Auftragnehmer unterrichtet den Auftraggeber unverzüglich, wenn ihm Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten des Auftraggebers bekannt werden.
Der Auftragnehmer trifft die erforderlichen Maßnahmen zur Sicherung der Daten und zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen der betroffenen Personen und spricht sich hierzu unverzüglich mit dem Auftraggeber ab.

(6) Ansprechpartner beim Auftragnehmer für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen:

Christian Dülpers, christian.duelpers@lawgentur.de, 0172 8578595

(7) Der Auftragnehmer gewährleistet, seinen Pflichten nach Art. 32 Abs. 1 lit. d DSGVO nachzukommen, ein Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Verarbeitung einzusetzen.

(8) Der Auftragnehmer berichtigt oder löscht die vertragsgegenständlichen Daten, wenn der Auftraggeber dies anweist und dies vom Weisungsrahmen umfasst ist. Ist eine datenschutzkonforme Löschung oder eine entsprechende Einschränkung der Datenverarbeitung nicht möglich, übernimmt der Auftragnehmer die datenschutzkonforme Vernichtung von Datenträgern und sonstigen Materialien auf Grund einer Einzelbeauftragung durch den Auftraggeber oder gibt diese Datenträger an den Auftraggeber zurück.

(9) Daten, Datenträger sowie sämtliche sonstige Materialien sind auf Verlangen des Auftraggebers nach Auftragsende entweder herauszugeben oder zu löschen. Entstehen zusätzliche Kosten durch abweichende Vorgaben bei der Herausgabe oder Löschung der Daten, so trägt diese der Auftraggeber.

(10) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DSGVO, verpflichtet sich der Auftragnehmer, den Auftraggeber bei der Abwehr des Anspruches im Rahmen seiner Möglichkeiten zu unterstützen.

§ 4 Pflichten des Auftraggebers

(1) Der Auftraggeber hat den Auftragnehmer unverzüglich und vollständig zu informieren, wenn er in den Auftragsergebnissen Fehler oder Unregelmäßigkeiten bzgl. datenschutzrechtlicher Bestimmungen feststellt.

(2) Im Falle einer Inanspruchnahme des Auftraggebers durch eine betroffene Person hinsichtlich etwaiger Ansprüche nach Art. 82 DSGVO gilt §3 Abs. 10 entsprechend.

(3) Der Auftraggeber nennt dem Auftragnehmer den Ansprechpartner für im Rahmen des Vertrages anfallende Datenschutzfragen

§ 5 Anfragen betroffener Personen

(1) Wendet sich eine betroffene Person mit Forderungen zur Berichtigung Löschung oder Auskunft an den Auftragnehmer, wird der Auftragnehmer die betroffene Person an den Auftraggeber verweisen, sofern eine Zuordnung an den Auftraggeber nach Angaben der betroffenen Person möglich ist. Der Auftragnehmer leitet den Antrag der betroffenen Person unverzüglich an den Auftraggeber weiter. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten auf Weisung soweit vereinbart. Der Auftragnehmer haftet nicht, wenn das Ersuchen der betroffenen Person vom Auftraggeber nicht, nicht richtig oder nicht fristgerecht beantwortet wird.

§ 6 Nachweismöglichkeiten

(1) Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber auf dessen Anforderung alle erforderlichen und bei dem Auftragnehmer vorhandenen Informationen zum Nachweis der Einhaltung seiner Pflichten nach diesem Vertrag zur Verfügung stellen.

(2) Der Auftraggeber ist berechtigt, den Auftragnehmer bezüglich der Einhaltung der Regelungen dieses Vertrages, insbesondere der Umsetzung der technischen und organisatorischen Maßnahmen, zu überprüfen, falls und in dem Umfang, in dem der Auftragnehmer die Einhaltung seiner Pflichten nicht auf anderem Wege nachweisen kann.

(3) Der Auftragnehmer kann den Nachweis der Einhaltung der Pflichten nach diesem Vertrage durch Vorlage eines geeigneten, aktuellen Berichts einer unabhängigen Instanz (z. B. Wirtschaftsprüfer, Datenschutzbeauftragter, Datenschutzauditoren oder Qualitätsauditoren) erbringen, wenn dieser Bericht es dem Auftraggeber in angemessener Weise ermöglicht, sich von der Einhaltung der Vertragspflichten zu überzeugen.

§ 7 Subunternehmer (weitere Auftragsverarbeiter)

(1) Der Einsatz von Subunternehmern als weiteren Auftragsverarbeiter ist nur zulässig, wenn der Auftraggeber vorher zugestimmt hat.

(2) Ein zustimmungspflichtiges Subunternehmerverhältnis liegt vor, wenn der Auftragnehmer weitere Auftragnehmer mit der ganzen oder einer Teilleistung der im Vertrag vereinbarten Leistung beauftragt. Der Auftragnehmer wird mit diesen Dritten im erforderlichen Umfang Vereinbarungen treffen, um angemessene Datenschutz- und Informationssicherheitsmaßnahmen zu gewährleisten.

Die vertraglich vereinbarten Leistungen bzw. die nachfolgend beschriebenen Teilleistungen werden unter Einschaltung folgender Subunternehmer durchgeführt:

1. JOIN Solutions AG, Landsgemeindeplatz 6, 9043 Trogen, Schweiz – Unterstützung bei der Personalauswahl

2. New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg – Unterstützung bei der Personalauswahl

3. LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Ireland – Unterstützung bei der Personalauswahl

4. Artrevolver GmbH, Roßmarkt 21, 60311 Frankfurt

5. Perspective Software GmbH, Müggelstraße 22, 10247 Berlin

Der Auftraggeber kann der Änderung – innerhalb einer angemessenen Frist – aus wichtigem Grund –gegenüber der vom Auftraggeber bezeichneten Stelle widersprechen. Erfolgt kein Widerspruch innerhalb der Frist gilt die Zustimmung zur Änderung als gegeben.

Vor der Hinzuziehung weiterer oder der Ersetzung aufgeführter Subunternehmer holt der Auftragnehmer die Zustimmung des Auftraggebers ein, wobei diese nicht ohne wichtigen datenschutzrechtlichen Grund verweigert werden darf.

(3) Erteilt der Auftragnehmer Aufträge an Subunternehmer, so obliegt es dem Auftragnehmer, seine datenschutzrechtlichen Pflichten aus diesem Vertrag dem Subunternehmer zu übertragen.

§ 8 Haftung und Schadensersatz

Auftraggeber und Auftragnehmer haften gegenüber betroffener Personen entsprechend der in Art. 82 DSGVO getroffenen Regelung.

§ 9 Informationspflichten, Schriftformklausel, Rechtswahl

(1) Sollten die Daten des Auftraggebers beim Auftragnehmer durch Pfändung oder Beschlagnahme, durch ein Insolvenz- oder Vergleichsverfahren oder durch sonstige Ereignisse oder Maßnahmen Dritter gefährdet werden, so hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich darüber zu informieren. Der Auftragnehmer wird alle in diesem Zusammenhang Verantwortlichen unverzüglich darüber informieren, dass die Hoheit und das Eigentum an den Daten ausschließlich beim Auftraggeber als „Verantwortlicher“ im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung liegen.

(2) Änderungen und Ergänzungen dieser Anlage und aller ihrer Bestandteile – einschließlich etwaiger Zusicherungen des Auftragnehmers – bedürfen einer schriftlichen Vereinbarung, die auch in einem
elektronischen Format (Textform) erfolgen kann, und des ausdrücklichen Hinweises darauf, dass es sich um eine Änderung bzw. Ergänzung dieser Bedingungen handelt. Dies gilt auch für den Verzicht auf dieses Formerfordernis.

(3) Bei etwaigen Widersprüchen gehen Regelungen dieser Vereinbarung zum Datenschutz den Regelungen des Angebots vor. Sollten einzelne Teile des Vertrages unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der Vereinbarung im Übrigen nicht.

(4) Es gilt deutsches Recht.

Stand: Oktober 2023

Unterzeichnete Version des Vertrages zur Auftragsverarbeitung

Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist schriftlich abzufassen, was auch im elektronischen Format (Textform) erfolgen kann. Damit kann eine Auftragsverarbeitung auch ohne eigenhändige Unterschrift bzw. elektronisch qualifizierte Signatur abgeschlossen werden.

Möchten Sie dennoch eine beidseitig unterschriebene Version des Vertrages zur Auftragsverarbeitung?

Dann kontaktieren Sie uns bitte unter hello@lawgentur.de. Wir stellen Ihnen ein entsprechendes Dokument gerne zur Verfügung.