Für jede ReFa, die aktuell ihre Ausbildung abschließt, gehen 3 bis 4 Kolleginnen in den Ruhestand. Allein aus der klassischen Ausbildung werden Kanzleien ihren Bedarf an Fachangestellten also nicht mehr decken. Quereinsteiger sind eine Möglichkeit, Personalengpässe aufzufangen. Wir zeigen, wie Kanzleien sie gewinnen und sie zur vollwertigen Fachkraft machen.
Was die Zahlen zeigen
Laut Statistik der Bundesrechtsanwaltskammer (BRAK) wurden zum Stichtag 30. September 2025 bundesweit 2.068 neue Ausbildungsverträge für Rechtsanwaltsfachangestellte geschlossen (Vorjahr: 2.154) und 817 für Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte (Vorjahr: 752). Der Rückgang hat sich zwar verlangsamt, von einer Trendwende kann aber keine Rede sein. Gemessen an den knapp 10.000 Neuverträgen Ende der 1990er-Jahre bildet die Branche heute weniger als ein Drittel des damaligen Nachwuchses aus.
Bei den Steuerberatungskanzleien ist die Lage etwas entspannter, aber ein Detail ist aufschlussreich: Laut Berufsstatistik der Bundessteuerberaterkammer gab es zum 1. Januar 2025 neben 17.301 Auszubildenden auch 1.867 Umschülerinnen und Umschüler zum Steuerfachangestellten. Die Umschulung ist im Steuerbereich also längst ein etablierter Weg, im Rechtsbereich wird sie dagegen noch deutlich seltener genutzt.
Ursache: Der Nachwuchs fehlt, der Bedarf bleibt
Die Zahl der Schulabgänger sinkt, der Wettbewerb um sie ist hart, und viele junge Menschen entscheiden sich für ein Studium statt für eine kaufmännische Ausbildung. Gleichzeitig scheiden in vielen Kanzleien erfahrene ReFa, ReNo und StFa altersbedingt aus. Wer offene Stellen ausschließlich mit fertig ausgebildeten Fachkräften besetzen will, konkurriert um einen schrumpfenden Pool und zahlt das mit langen Vakanzen und hohen Besetzungskosten.
Dabei gibt es eine große Gruppe, die Kanzleien bisher kaum gezielt ansprechen: Menschen mit kaufmännischer oder verwaltender Berufserfahrung, Studienabbrecher aus Jura oder BWL, Buchhalterinnen aus Unternehmen und Bürokräfte, die sich beruflich neu orientieren wollen.
Tipp: Wie der Quereinstieg aus Sicht der Bewerber aussieht, beschreibt unser Schwesterportal berufsumstieg.de: Wege in den Beruf Rechtsanwaltsfachangestellte und Steuerfachangestellte. Diese Seiten können Sie auch Bewerbern ohne Kanzleierfahrung schicken.
Welche Quereinsteiger zu Kanzleien passen
Für den Rechtsbereich zählen Sorgfalt und Kommunikation mehr als Vorwissen. Gute Kandidatinnen und Kandidaten für ReFa- und ReNo-Stellen kommen häufig aus Versicherungen, Banken, Behörden, Immobilienverwaltungen oder dem Sekretariatsbereich. Sie kennen Fristen, Schriftverkehr und den Umgang mit Kundschaft. Auch Jura-Studienabbrecher bringen mit ihrem materiell-rechtlichen Grundverständnis viel mit, brauchen aber oft Unterstützung bei den praktischen Abläufen wie Zwangsvollstreckung, Kostenrecht und beA.
Für Steuerkanzleien sind Zahlenaffinität und Buchhaltungserfahrung der Schlüssel. Buchhalterinnen und Lohnbuchhalter aus Unternehmen, Bankkaufleute, Industriekaufleute oder BWL-Studienabbrecher sind naheliegende Zielgruppen. Wer bereits mit DATEV oder einem anderen Finanzbuchhaltungsprogramm gearbeitet hat, ist besonders schnell produktiv.
Wege zum Berufsabschluss
Die betriebliche Umschulung führt in der Regel in zwei Jahren zum Abschluss. Umschülerinnen und Umschüler legen dieselbe Abschlussprüfung vor der Rechtsanwalts- bzw. Steuerberaterkammer ab wie reguläre Auszubildende. Die Umschulung ist besonders für Menschen geeignet, die arbeitslos oder von Arbeitslosigkeit bedroht sind. In diesen Fällen übernehmen häufig die Agentur für Arbeit oder das Jobcenter die Kosten über einen Bildungsgutschein.
Die verkürzte Ausbildung ist auch für Erwachsene eine Option. Eine Ausbildung hat keine Altersgrenze. Nach § 8 Berufsbildungsgesetz (BBiG) kann die Ausbildungszeit auf gemeinsamen Antrag verkürzt werden, wenn das Ausbildungsziel in kürzerer Zeit erreichbar ist, etwa bei Abitur, abgeschlossener Berufsausbildung oder einschlägiger Berufserfahrung. Auch eine Ausbildung in Teilzeit ist möglich. Wichtig: Für erwachsene Quereinsteiger mit Lebenshaltungskosten müssen Kanzleien über die Ausbildungsvergütung hinausdenken. Eine Vergütung oberhalb der Kammerempfehlung ist zulässig und oft der entscheidende Faktor.
Die Externenprüfung honoriert vorhandene Berufspraxis. Wer bereits als Kanzleikraft ohne Abschluss arbeitet, kann nach § 45 Abs. 2 BBiG zur Abschlussprüfung zugelassen werden, ohne eine Ausbildung zu absolvieren. Voraussetzung ist in der Regel eine Tätigkeit im Beruf von mindestens dem Eineinhalbfachen der regulären Ausbildungszeit, bei dreijährigen Berufen also viereinhalb Jahre. Alternativ kann die berufliche Handlungsfähigkeit auf andere Weise glaubhaft gemacht werden. Über die Zulassung entscheidet die zuständige Kammer. Ein Vorbereitungslehrgang ist nicht vorgeschrieben, aber dringend zu empfehlen.
Förderung: Was die Agentur für Arbeit übernimmt
Die Weiterbildung von Beschäftigten wird nach § 82 SGB III bezuschusst. Die Agentur für Arbeit beteiligt sich an den Lehrgangskosten und kann zusätzlich einen Zuschuss zum Arbeitsentgelt zahlen, solange die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für die Weiterbildung freigestellt ist. Die Höhe hängt von der Zahl der Beschäftigten in der Kanzlei ab: Je kleiner die Kanzlei, desto höher der Zuschuss. Für Beschäftigte ohne Berufsabschluss, die einen anerkannten Abschluss nachholen, sind die Fördermöglichkeiten besonders großzügig. Entscheidend: Der Antrag muss vor Beginn der Maßnahme gestellt und bewilligt sein, und der Lehrgang braucht eine Zulassung nach AZAV. Ansprechpartner ist der Arbeitgeber-Service der Arbeitsagentur.
Was Kanzleien jetzt tun können
Formulieren Sie Ihre Stellenanzeigen ausdrücklich auchfür Quereinsteiger. Gestalten Sie den Jobtitel offen, indem Sie z.B. „Rechtsanwaltsfachangestellte (m/w/d)“ um „/ Assistenz“ ergänzen und bei den Anforderungen die kaufmännische Ausbildung als Alternative Qualifikation nennen. Konkrete Angaben zum Onboarding von Quereinsteigern wie „Einarbeitung über sechs Monate mit fester Ansprechperson“ signalisieren Bewerbern, dass sie nicht ins kalte Wasser geworfen werden.
Wählen Sie nach Kompetenzen statt nach Zeugnissen aus. Prüfen Sie im Gespräch, ob jemand sorgfältig arbeitet, mit Fristen umgehen kann und am Telefon souverän auftritt. Ein Probearbeitstag mit realistischen Aufgaben – ein Schriftsatz zur Formatierung, eine Fristnotierung, eine einfache Buchung – sagt mehr als jeder Lebenslauf. Seien Sie offen dafür, dass Quereinsteiger anfangs langsamer sind, aber oft eine Arbeitsweise und Lebenserfahrung mitbringen, die Berufsanfängern fehlt.
Nutzen Sie Fördermittel konsequent. Sprechen Sie den Arbeitgeber-Service der Arbeitsagentur an, bevor eine Weiterbildung startet, und lasst Sie sich zu den Zuschüssen für Lehrgangskosten und Arbeitsentgelt beraten. Viele Kanzleien verzichten auf diese Förderung schlicht, weil sie nicht wissen, dass sie dafür infrage kommen.
Fazit
Der Mangel an Fachangestellten in Rechts- und Steuerkanzleien ist strukturell und wird sich durch die Erstausbildung allein nicht lösen lassen. Quereinsteiger bieten ein großes, bislang kaum erschlossenes Potenzial. Entscheidend ist, sie gezielt anzusprechen, strukturiert einzuarbeiten und ihnen einen klaren Weg zum anerkannten Abschluss zu eröffnen. Kanzleien, die das heute aufbauen, haben morgen einen klaren Vorsprung im Wettbewerb um Personal.
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